Dlaczego notariusz potrzebuje podpisu kwalifikowanego?
Działalność notarialna w coraz większym stopniu odbywa się w środowisku elektronicznym. Notariusz składa wnioski do rejestrów i sądów przez internet, sporządza akty w formie elektronicznej i komunikuje się z urzędami drogą elektroniczną. We wszystkich tych przypadkach wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny — jedyny podpis elektroniczny mający pełną moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu.
Podpis zaufany (Profil Zaufany) nie wystarczy — ma zastosowanie wyłącznie w kontaktach z polską administracją publiczną i nie spełnia wymogów stawianych notariuszom w obrocie prawnym.
Do czego konkretnie jest potrzebny?
Notariusz może sporządzać akty notarialne w postaci elektronicznej. Akt taki musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza — bez niego dokument nie ma formy aktu notarialnego.
Notariusz składa wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego w imieniu klientów drogą elektroniczną. Każdy taki wniosek musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza.
Wnioski o wpis do ksiąg wieczystych składane przez notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wymagają podpisu kwalifikowanego. Dotyczy to m.in. wpisów przy przeniesieniu własności nieruchomości.
Elektroniczny wypis lub odpis aktu notarialnego musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Dokument taki ma taką samą moc prawną jak tradycyjny wypis w formie papierowej.
Notariusze jako zawód zaufania publicznego są objęci obowiązkiem posiadania skrzynki do e-Doręczeń. Korespondencja z sądami i urzędami odbywa się tą drogą, a podpis kwalifikowany jest niezbędnym elementem tego procesu.
Wpisy do Notarialnego Rejestru Testamentów (NORT) i Rejestru Spadkowego wymagają działania notariusza za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Który format podpisu wybrać?
Notariusz pracuje przede wszystkim przy stałym stanowisku w kancelarii, dlatego sprawdzają się tu wszystkie trzy formaty podpisu kwalifikowanego Certum:
- Karta kryptograficzna — wymaga czytnika podłączonego do komputera. Wygodna przy jednym stałym stanowisku, certyfikat fizycznie zabezpieczony na karcie.
- Token USB — podpinany bezpośrednio do portu USB, nie wymaga osobnego czytnika. Przenośny między komputerami w kancelarii.
- SimplySign (chmura) — działa na każdym urządzeniu bez dodatkowego sprzętu. Podpisywanie potwierdzane kodem PIN w aplikacji na telefonie. Wygodne jeśli notariusz pracuje także poza kancelarią lub korzysta z kilku urządzeń.
Uwaga na systemy sądowe. Część systemów teleinformatycznych sądów i rejestrów wymaga podpisu w określonym formacie (PAdES, XAdES). Certum obsługuje wszystkie standardowe formaty — doradzimy który nośnik najlepiej sprawdzi się w Twojej kancelarii.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany?
Cały proces odbywa się podczas jednego spotkania — zdalnie lub w kancelarii:
-
1
Kontakt i dobór rozwiązania
Omawiamy potrzeby kancelarii i dobieramy odpowiedni format podpisu — karta, token lub chmura. Jeśli potrzebują Państwo kilku podpisów dla pracowników kancelarii, obsługujemy cały zespół jednocześnie.
-
2
Weryfikacja tożsamości
Przeprowadzamy obowiązkową weryfikację tożsamości — zdalnie przez wideo lub osobiście (dojeżdżamy do kancelarii na terenie Krakowa i okolic do 50 km). Do weryfikacji potrzebny jest ważny dowód osobisty lub paszport.
-
3
Aktywacja i konfiguracja
Instalujemy oprogramowanie, aktywujemy certyfikat i pokazujemy jak go używać w praktyce — w tym w kontekście systemów sądowych i rejestrów. Podpis jest gotowy do użycia od razu po spotkaniu.
Doradzimy i przeprowadzimy przez cały proces — dla jednej osoby lub całej kancelarii.