Czym jest Elektroniczne Biuro Podawcze i kto może z niego korzystać?
Elektroniczne Biuro Podawcze to system umożliwiający elektroniczne składanie pism procesowych do sądów powszechnych — bez konieczności drukowania, fizycznego dostarczania dokumentów czy nadawania ich pocztą. Pisma trafiają bezpośrednio do akt sprawy w systemie sądowym.
Z EBP mogą korzystać:
- adwokaci i aplikanci adwokaccy,
- radcowie prawni i aplikanci radcowscy,
- notariusze, komornicy, rzecznicy patentowi,
- prokuratorzy i organy administracji publicznej,
- strony postępowania działające bez profesjonalnego pełnomocnika (z ograniczeniami).
Dla adwokatów i radców prawnych korzystanie z EBP nie jest dziś opcją — to coraz częściej wymóg wynikający z przepisów o doręczeniach elektronicznych i oczekiwanie klientów, którzy chcą sprawnej obsługi.
Jaki podpis elektroniczny jest wymagany do EBP?
Do składania pism przez Elektroniczne Biuro Podawcze wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis zaufany (Profil Zaufany). W praktyce zawodowej adwokata i radcy prawnego wybór jest jednoznaczny — kwalifikowany podpis elektroniczny.
Dlaczego nie Profil Zaufany? Profil Zaufany jest rozwiązaniem dla osób fizycznych w kontaktach z administracją publiczną. Nie spełnia wymogów dla profesjonalnych pełnomocników procesowych w postępowaniach sądowych i nie zapewnia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa dla kancelarii. Kwalifikowany podpis elektroniczny to jedyne właściwe narzędzie w pracy prawnika.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wystawiany przez akredytowanego dostawcę usług zaufania — w Polsce jest nim m.in. Certum (Asseco Data Systems S.A.), lider rynku z najdłuższą historią i najszerszą siecią partnerów. Podpis ten jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS, obowiązującym w całej Unii Europejskiej, i ma pełną moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu.
Kwalifikowany podpis a Profil Zaufany — tabela porównawcza
| Podpis kwalifikowany | Profil Zaufany | |
|---|---|---|
| Moc prawna (eIDAS) | Najwyższy poziom | Podpis zaufany (niższy poziom) |
| Użycie w EBP (profesjonalny pełnomocnik) | Tak | Ograniczone |
| Podpisywanie umów i dokumentów klienta | Tak | Nie |
| Użycie w e-przetargach | Tak | Nie |
| Niezależność od administracji rządowej | Tak | Tylko przez gov.pl |
| Dla kancelarii (wiele dokumentów dziennie) | Tak | Niepraktyczne |
Który format podpisu kwalifikowanego wybrać?
Certum oferuje trzy formy podpisu kwalifikowanego. Dla prawnika każda działa w EBP — różnią się sposobem użycia:
Podpisujesz z telefonu lub komputera, bez fizycznego nośnika. Idealne do pracy w terenie, na sali rozpraw, w podróży. Nie wymaga czytnika ani portu USB. Jeden certyfikat działa na wszystkich urządzeniach.
Urządzenie wielkości pendrive'a, podłączane do portu USB. Dobre rozwiązanie dla kancelarii z jednym stanowiskiem pracy.
Karta z chipem, wymagająca czytnika kart podłączonego do komputera. Sprawdza się przy stacjonarnym stanowisku pracy w kancelarii. Mniej wygodna przy pracy mobilnej.
Dla adwokata i radcy prawnego, którzy pracują z różnych miejsc — biura, sali rozpraw, domu — SimplySign jest optymalnym wyborem. Podpisujesz dokumenty z poziomu aplikacji na telefonie w kilka sekund, niezależnie od tego gdzie jesteś.
Jak w praktyce podpisać pismo do EBP?
Pismo do Elektronicznego Biura Podawczego musi być podpisane w formacie PAdES (dla dokumentów PDF) lub XAdES (dla dokumentów XML). W praktyce kancelarie operują głównie na plikach PDF — format PAdES jest standardem.
Jak wygląda proces w codziennej pracy:
-
1
Przygotuj pismo w formacie PDF
Pismo procesowe eksportujesz lub drukujesz do PDF z edytora tekstu. Ważne: PDF powinien być zwykłym dokumentem tekstowym, nie skanem — sądy wymagają dokumentów możliwych do przeszukiwania.
-
2
Podpisz dokument kwalifikowanym podpisem
Otwierasz oprogramowanie do podpisywania (np. proCertum SmartSign lub aplikację SimplySign), wybierasz plik PDF i składasz podpis. Przy SimplySign potwierdzasz podpis kodem PIN w aplikacji na telefonie — zajmuje to dosłownie kilka sekund.
-
3
Złóż podpisane pismo w EBP
Logujesz się do Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, wybierasz sprawę i załączasz podpisany plik. System weryfikuje podpis automatycznie. Po złożeniu otrzymujesz urzędowe potwierdzenie odbioru z datą i godziną — odpowiednik prezentaty.
-
4
Zachowaj potwierdzenie
Urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO) jest dowodem złożenia pisma w terminie. Zachowaj je w aktach sprawy — ma takie samo znaczenie jak potwierdzenie nadania listu poleconego.
EBP a e-Doręczenia — co trzeba wiedzieć
Warto rozróżnić dwa systemy, które funkcjonują równolegle:
- Elektroniczne Biuro Podawcze (EBP) — służy do składania pism do sądów. Używasz go aktywnie, żeby wnosić dokumenty do akt sprawy.
- e-Doręczenia — to system elektronicznych doręczeń korespondencji urzędowej. Adwokaci i radcowie prawni są zobowiązani do posiadania skrzynki e-Doręczeń. Przez ten kanał sądy i urzędy doręczają Ci pisma.
Oba systemy wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub uwierzytelnienia. Jeden certyfikat Certum obsługuje oba — nie musisz kupować oddzielnych narzędzi.
Podpis dla kancelarii — jeden certyfikat czy kilka?
Certyfikat kwalifikowany jest wystawiany na konkretną osobę fizyczną — adwokata lub radcę prawnego z imienia i nazwiska. Nie można używać jednego podpisu w imieniu kilku prawników.
W kancelarii z kilkoma prawnikami każdy musi mieć własny certyfikat. To wymóg prawny — podpis elektroniczny identyfikuje konkretną osobę i jej odpowiedzialność za złożone pismo.
Jeśli prowadzisz kancelarię i planujesz wyposażyć kilku prawników w podpisy kwalifikowane — skontaktuj się z nami. Obsłużymy cały zespół naraz, co oszczędza czas każdemu z osobna.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany jako prawnik?
Proces jest prosty i zajmuje jedno spotkanie — zdalne lub stacjonarne:
- Kontakt i dobór rozwiązania — omawiamy, który format najlepiej pasuje do Twojego stylu pracy (SimplySign, token lub karta).
- Spotkanie weryfikacyjne — przeprowadzamy weryfikację tożsamości online (wideoweryfikacja) lub dojeżdżamy do kancelarii. Do weryfikacji potrzebujesz ważnego dowodu osobistego lub paszportu.
- Aktywacja i konfiguracja — instalujemy oprogramowanie, aktywujemy certyfikat i pokazujemy jak podpisywać dokumenty w praktyce. Podpis jest aktywny od razu po spotkaniu.
Doradzimy jaki format podpisu wybrać i przeprowadzimy przez cały proces.